Framework de sélection d'outils IT

ORBIT

Organizational Requirement Best Practices for IT Tool Selection

P
Présenté par Philippe
Découvrir

Contexte

Pourquoi avons-nous besoin
d'un framework ?

Dans de nombreuses organisations, la sélection d'outils IT est chaotique : décisions non tracées, shadow IT, vendor lock-in… ORBIT y répond.

🌑

Shadow IT

Des managers achètent et installent des outils sans informer l'IT. Données dans le cloud, localisation inconnue, conformité RGPD non vérifiée.

💸

Faible adoption

Des outils à 20-40 000€/an jamais utilisés. L'argent est perdu faute de conduite du changement et d'implication des utilisateurs.

🔒

Vendor Lock-in

Une fois entré dans certaines solutions (ex. Salesforce), il est très difficile d'en sortir. Les tarifs augmentent et l'organisation est bloquée.

🔀

Absence de gouvernance

Personne ne se met d'accord, personne ne tranche. Aucun processus structuré pour évaluer et valider un outil avant déploiement.

Définition

Qu'est-ce que ORBIT ?

O
Organizational
Adapté aux institutions publiques et privées
R
Requirement
Centré sur les besoins réels de l'organisation
B
Best Practices
36 critères structurés sur 7 domaines
I
IT
Ancré dans la réalité opérationnelle IT
T
Tool Selection
Processus complet de sélection d'outils

Processus

Les 8 étapes du cycle de décision

Étape 01
Identification du besoin
Comprendre précisément le problème à résoudre avant toute recherche de solution.
Étape 02
Définition des exigences
Lister les must-have, les nice-to-have et les critères éliminatoires (RGPD, hébergement EU).
Étape 03
Short-list de solutions
Sélectionner 3 à 4 solutions candidates pour comparaison objective.
Étape 04
Évaluation & scoring
Appliquer la grille des 36 critères sur chaque solution candidate.
Étape 05
Comparaison
Tableau de scoring consolidé permettant une lecture comparative claire.
Étape 06
Comité de sélection
Validation collégiale de la solution retenue avec les parties prenantes.
Étape 07
Note de décision
Document officiel soumis à l'approbation de la direction.
Étape 08
Déploiement & mesure
Pilote avec key users, suivi des KPIs d'adoption, tickets et retours utilisateurs.

Critères d'évaluation

36 critères sur 7 domaines

🛡️ Éliminatoire
Conformité
RGPD, NIS2, hébergement européen obligatoire, ISO 27001. Sans ces critères, la solution est rejetée.
🔐 Si applicable
Sécurité
MFA, chiffrement, SIEM — appliqués uniquement aux solutions déployées sur infrastructure réseau.
⚙️ Fonctionnel
Fonctionnalités
Must-have, nice-to-have, personnalisation. Évaluation stricte des capacités métier.
🔗 10% du score
Intégrations
Capacité à s'interfacer avec l'écosystème existant (APIs, connecteurs, SSO).
👤 Fonctionnel
Expérience utilisateur
Ergonomie, courbe d'apprentissage et facilité de prise en main pour les équipes.
🔄 Clé
Conduite du changement
Formation, key users par département, phase pilote et suivi de l'adoption dans le temps.
🏢 Fonctionnel
Gouvernance éditeur
Fiabilité de l'éditeur, qualité du support, roadmap produit et réversibilité de la solution.

Gouvernance

Matrice RACI

À chaque étape du processus, les rôles sont clairement définis pour éviter les zones grises et assurer l'accountability.

R
Responsable
Exécute la tâche. Peut être plusieurs personnes par étape.
A
Accountable
Rend les comptes. Une seule personne par tâche — redevable du résultat.
C
Consulté
Donne son avis avant la décision. Communication bidirectionnelle.
I
Informé
Tenu au courant des avancées. Communication unidirectionnelle.

Livrables

Documents produits

01
Dossier individuel par solution
Analyse complète de chaque solution candidate sur les 36 critères
02
Tableau de scoring comparatif
Vue consolidée de toutes les solutions pour faciliter la décision
03
Note de décision officielle
Document soumis à la direction pour validation formelle
04
Guide d'application ORBIT
Manuel permettant à n'importe quel collaborateur d'utiliser le framework